Директор в отпуске. Кто подписывает документы? Как правильно подписывать документы, когда директор в отпуске или на больничном?

Если документы вместо директора подписал человек, который не обладал полномочиями, действовал без доверенности или с недействительной доверенностью, либо договор подписали за директора путем фальсификации , то суд признает его недействительность.

Поэтому важно заранее подготовиться к ситуации, когда директор компании будет отсутствовать и потребуется подписать какой-либо документ.

ВАЖНО УЧИТЫВАТЬ:

• Трудовой договор или должностная инструкция заместителя должна предусматривать, что он выполняет обязанности руководителя компании во время его отсутствия.  ⠀

• Порядок, по которому оформляют временного заместителя должен быть зафиксирован в Уставе.⠀

• Также положения о временном заместителе может содержать трудовой договор директора и протокол, которым его назначили на должность. ⠀

КАК ОФОРМИТЬ

Список документов и действий зависит от того, оформляете вы штатного заместителя директора или другого работника.

1 вариант. Оформление штатного заместителя директора.⠀

Если в компании имеется штатный заместитель директора, у которого обязанности замещать директора прописаны в трудовом договоре, должностной инструкции, необходимо оформить: 

• Приказ о временном исполнении обязанностей директора. Издайте его в произвольной форме.

• Доверенность. Она будет нужна, если заместитель будет представлять интересы компании в госорганах, общественных организациях, судах и т. д. Если заместитель будет подписывать только внутренние документы, то доверенность не нужна.

ВАЖНО! Отмените доверенность, если уполномоченный работник уволился.

Помните, что автоматически действие доверенности не прекращается!

Если не отменить доверенность уволенного работника, он сохранит право действовать от имени бывшего работодателя (п. 1 ст. 188 ГК РФ).⠀

2 вариант. Назначенный работник.

Если замещать директора будет работник, в должностные обязанности которого не входит замещение директора, нужно оформить:

Дополнительное соглашение о совмещении должностей. В нем нужно отразить период, в течение которого работник будет исполнять обязанности руководителя. А также (ОБЯЗАТЕЛЬНО) размер доплаты (ст. 151 ТК РФ).

Приказ о временном исполнении обязанностей директора. Укажите в нем перечень возлагаемых обязанностей, срок и размер доплаты. Учредитель, участники или акционеры могут передавать заместителю руководителя не все функции, а только те из них, которые могут быть срочными и не предполагают, что директор их выполнит, когда вернется к работе. Например, заместитель может получить полномочия подписывать кадровые приказы, трудовые договоры, но не заключать сделки и т. д.

3 вариант. Временный перевод на должность директора другого работника.

Этот вариант обычно используют, когда директор планирует отсутствовать длительный срок - до одного года. При этом заместителя освобождают от основной работы, а на его место при необходимости ищут другого человека.

КАК ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОЛЖЕН ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

Когда замещающий работник подписывает документы компании, он указывает свою реальную должность, ставит подпись и ее расшифровку. ⠀

НЕЛЬЗЯ писать в документе «и. о. руководителя» или некую вымышленную должность, к примеру, заместитель директора, если на самом деле работник, который исполняет обязанности руководителя, занимает должность, финансового директора.

МОЖЕТ ЛИ ДИРЕКТОР В ОТПУСКЕ САМ ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

Директор не только работник компании, но и ее единоличный исполнительный орган. Его полномочия как исполнительного органа продолжают действовать в период отпуска, болезни или иной причины отсутствия. Теоретически, он может подписывать документы во время своего отпуска. Но безопаснее, чтобы он этого не делал. Это может привести к подозрениям со стороны ГИТ, ФНС и т. д.

Поэтому, если уж это происходит, то перед тем, как подписывать документы, лучше оформить выход директора на работу.